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公文管理解決方案

 

公文是黨政機關、企事業單位、法定團體等組織在公務活動中形成和使用的具有法定效應和規范體系的公務文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。

公文既包括黨政機關、企事業單位、群眾團體在辦理公務中形成和使用的通用公文,也包括專用公文(紅頭文件),還有信息類、簡報類、禮儀類、講話類等非規范性公文,其特定體式,正式、嚴肅、規范;具有針對性、政策性、指導性等特征。

公文構成:由[文單]、[正文]和[附件]構成。

公文流轉:由[發文]、[收文]和[交換]三部分構成。(簽報不需要進行公文交換)

致遠軟件協同辦公平臺從以下幾個方面進行了公文管理的設計:

 

協同辦公平臺提供公文管理功能利用工作流的原理來建立公文流轉機制,通過流程模版和流程節點保證公文流程,確保在組織機構變動和人員變動的情況下公文流程無需更新可繼續使用;利用文單確保公文文單與手工文單一致;通過節點權限控制公文的審批批示;通過正文套紅,文單套紅完成正規格式公文,并形成手工文單歸檔;通過公文交換送達到各個單位,替代人工傳送,保證公文的安全和準確。公文管理涵蓋了收文管理、發文管理、簽報管理、公文交換、公文督辦、公文統計、公文檔案等幾個部分,實現了各種日常公文格式為用戶提供公文的收發簽、流轉過程和文件歸檔存放、查詢、統計等管理功能,同時也提供公文信息交換、查詢、督辦等功能。同時采用Office控件實現自動生成公文正文及發文稿紙,控制各流程步驟的相應修改權限及正文、公章不可編輯下載,自動歸檔等。

致遠協同辦公平臺公文管理提供簽報管理功能,實現公文流轉,無需進行公文交換??梢愿鶕嶋H工作需要,使用簽報功能進行請假、報銷、工作報告等工作處理。具有以下特性:

完整的流轉過程

提供完整且完善的電子公文管理功能:實現發文、公文交換、收文、歸檔、查詢一體化公文管理過程;并提供簽報管理功能,實現內部流轉,無需做公文交換;

支持公文的領導應用

實現領導審核審批、電子蓋章、簽字、文單簽批、提交意見等應用,為組織中各級領導處理公文提供易用工具;

支持公文督辦

使得目標管理與督查督辦相結合,規范辦理流程、梳理和明確各司職能,發揮領導機關樞紐作用;

剛性控制與柔性管理的結合

公文流轉過程中,通過公文模板(流程模板、公文正文模板等)支持公文流轉的正式性、嚴肅性與規范性,實現公文管理的剛性控制;與此同時,致遠協同平臺系統公文管理支持二元化工作流,通過會簽、多級會簽、回退、終止等應用,支持公文流轉過程中的異常情況處理,支持符合中國國情的組織柔性管理;

支持留痕信息管理

提供兩種留痕信息管理,一種為保留電子公文的具體修改的內容,即修改內容留痕;一種為保留修改痕跡。使得公文流轉過程中,對公文的操作及操作對象、操作者都清晰可見;

公文高保密性與安全性

支持公文文單、正文的修改權限控制,以及增減附件的控制,支持復制、下載、打印權限控制,防拷貝,實現公文傳輸的安全性;

支持電子公文歸檔和安全存放

確保公文歸檔保存的真實、完整、安全與可識別;并提供公文文檔庫管理功能,實現公文分類、入卷、借閱,并記錄相應操作過程;

支持電子印章

支持電子印章授權與校驗;

支持跨單位傳遞

提供公文交換中心,實現公文在同集團、同組織下跨單位傳遞;

提供文號生成器

支持公文文號、內部文號自動生成,并提供斷號管理;

統計查詢

支持公文查詢與統計自定義查詢條件,實現分時分類統計與查詢;

支持公文轉發

支持收文轉發文、收文轉公告;

支持公文信息關聯

公文可關聯其它公文、文檔中心的相關文檔等;

支持公文流程日志

可了解到整個公文的流轉狀態,便于公文的發起者、處理者、督辦人員對公文中每位參與者狀況的了解;

支持處理明細查看

可以查看到各處理人的公文收到時間、處理時間,處理時長、有無延期等情況,以便清楚公文的流轉效率和瓶頸所在。

 
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