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業務內容

1IT架構模型
組織按照不同的劃分標準可以分為不同的類型。以是否與物料相關,組織可以分為物料型組織以及非物料型組織。其中,物料型組織又可以根據是否直接生產加工物料分為生產型企業和貿易型企業;非物料型組織主要是指提供服務的政府組織或企業,根據其是否提供公共服務可以分為政府機關及事業單位、科研院校、盈利性項目型企業。
在信息技術成為支撐管理者進行業務管控的現代,不論什么類型的企業,在進行信息化建設時,IT架構的設計是類似的。首先,無論是物料型的,還是非物料型的組織,信息化都要解決企業門戶的問題。這里的企業門戶不僅包括企業對外的公開門戶,也包括對內的不同層級用戶的內部門戶。外部門戶是宣傳本企業產品和組織文化、擴大企業影響力的平臺;而內部門戶則是集中展現內部員工主要工作,以及與工作關聯的人、事的平臺。內部門戶按照不同的員工及組織結構,可以劃分為不同的門戶,如員工的門戶、部門的門戶、企業的門戶等。員工內部門戶的優點在于將員工離散的工作統一顯示在可視化的頁面,不僅可以提醒員工合理安排工作內容,還可以幫助企業進行崗位職責的梳理。部門或企業內部門戶的優點是將部門或單位的主要事務集中展現,讓部門和單位的領導者可以直接透視整個企業的運營狀況。此外,部門和單位的內部門戶是向員工宣傳企業理念、實現組織文化建設的良好平臺。
其次, 信息化必須解決組織的管理者進行高層決策時的管理駕駛艙(Management Cockpit,MC)的設計?;贐I報表體系的管理駕駛艙是一個為高層管理層提供的“一站式”決策支持的管理信息中心系統。它以駕駛艙的形式,通過各種常見的圖表(速度表、音量柱、預警雷達、雷達球)形象標示企業運行的關鍵指標(KPI), 直觀的監測企業運營情況,并可以對異常關鍵指標預警和挖掘分析。
管理駕駛艙的重要意義在于把決策支持真正具體化,充分融合了人腦科學、管理科學和信息科學的精華,以人為產品的核心;從管理者的決策環境、企業管理綜合指標的定義以及信息的表述,都圍繞著激發人的智能、有利于思維連貫和有效思維判斷為目的。將企業管理決策提升到一個新的高度。
第三,信息化必須支撐企業的業務運營及管理。這里的業務不僅包括企業的核心業務,還包括輔助核心業務運營的服務性綜合業務,比如生產型企業除了生產核心產品的核心業務之外,還包括維持企業運轉的財務管理、人力資源管理以及會議管理、接待管理、出差管理、請假管理等支撐性綜合業務管理。以高校為例,除了科研管理及教務管理的核心業務之外,還包括學生日?;顒拥墓芾?、后勤食堂、宿舍等綜合業務管理。
第四,企業的信息化建設必須使企業的數據、信息能夠實現共享?,F代的企業都認識到信息化對業務的重要作用,因此越來越的應用系統被企業所采納用于解決專業的業務問題。但是這就造成了企業同時存在多套系統,每個系統相互獨立,數據不共享,從而導致企業的“信息孤島”現象嚴重。因此企業的信息化建設必須能夠提供數據共享的中間平臺,連通所有應用系統,將業務數據共享。
最后,企業的信息化建設離不開基礎配置的支撐,包括數據庫的設計、計算機設備的配備、操作系統等。
因此,不論是什么類型的企業,在進行信息化建設時,都需要進行至少5層的IT架構,包括展現層、決策層、業務管理層、平臺層、基礎層等。此外,在移動互聯網技術發展的現代,移動辦公成為突破地理區域的首選解決方案。具體的IT架構圖,如圖1所示。
圖1 信息化建設的IT架構圖
但是不同類型的企業,業務內容不同,管理者關注點也不同。因此,根據企業類型的不同,核心業務不同,支撐性綜合業務也不同,典型的例子是物料型企業與非物料型企業之間的核心業務存在著巨大的差別。
2物料型組織 2.1生產型企業
生產型企業主要的特征是以生產為主,主要工作就是生產出產品,保證產品的質量、數量符合客戶要求,要考慮原材料成本、生產周期等等,有較大的積壓貨風險。對于生產型企業來說,核心的業務是生產產品,因此對于生產型企業來說,最核心的業務就是供應鏈管理,具體的管理流程如圖2所示。為了實現核心業務的運營和管理的信息化,幾乎每個生產型企業都采用ERP系統進行管理,如國際的ERP提供商SAP, Oracle以及國內的ERP提供商用友、金蝶。對于企業的管理來說,信息系統是一種程序集合,所謂程序是一種能夠執行循環往復一貫控制的作業規則,因此ERP系統所實現的管理可以稱之為作業管理或者作業控制。
作業管理的目的在于保證特定任務有效完成, 意味著系統的、正規的、科學的控制行為。作業管理就是要保證工序按規則完成一系列有節奏、和諧的循環步驟, 除非在經常變化的環境下進行規則控制的人工成本更為便宜或比ERP更可靠, 否則, ERP可以涵蓋絕大多數這類規則, 從而保證作業管理可以在極少人參與或無人參與的情況下自動完成。企業中大部分基礎信息通過作業管理處理, 如匯總訂貨數量、編制物料清單、計算員工工時、完成成本分攤等。在信息技術環境下, 大部分作業管理被納入包含大量結構化復雜規則的ERP中,但是還包括一部分因認識、技術、業務模式等原因游離在信息系統之外的作業管理,如典型的半自動化生產線。
與作業管理相對應的可稱之為運營管理,運營管理指遵循固定規則的糾偏以及根據軟規則進行的相機而動的主觀判斷。運營管理比作業管理多出很多彈性控制的部分。對于運營管理來說,ERP系統是無法將其囊括在系統功能中,因此運營管理的信息化需要完全不同于作業管理的ERP系統的應用系統作為支撐。作業控制更強調的是對物料的有序管理,而運營管理更強調的是人與人之間的溝通活動的管理。比如任何一個組織都有費用報銷的流程,按照組織費用報銷的管理規定,在ERP內無法實現報銷流程的審批,因為審批流程是典型的人與人之間的溝通活動。費用報銷是每個組織內工作量大,發生頻繁的業務,傳統的紙質單據、手工簽字的運作模式需要信息化的實現手段提高其運作的效率,因此催生出電子報銷系統,專門用來執行費用報銷的審批,然后與ERP的財務模塊集成。
圖2 生產型企業核心業務流程圖
因此,對于生產型企業來說,企業的管理可以分為作業管理和運營管理,目前來看,大部分的作業管理都被ERP系統所涵蓋,而且隨著信息技術的發展,ERP系統會囊括越來越多的作業管理;至于運營管理則需要協同管理信息系統來實現,可以說協同管理信息系統是將管理者的管理思想落地執行的有效工具,如企業的文化建設,規章制度落地。所謂的協同管理信息系統是指將人與人之間的溝通活動通過信息系統管理起來,已達到提高人與人之間協作效率的目的。
此外對于部分生產型企業來說,受業務復雜度及投資回報率的限制,已上線的ERP系統沒有囊括所有的功能模塊,比如沒有人力資源系統;或者是生產型企業的業務復雜度不大,還不需要上線專業的人力資源系統,在這種背景下,協同管理信息系統可以搭建“輕量級”的人力資源管理模塊,實現復雜度不高的人力資源管理,也就是說協同管理信息系統可以實現“輕量級”ERP系統的管理。
2.2貿易型企業
貿易型企業,以經銷為主,是典型的服務型企業,集中于“客戶服務”,主要工作是維護客戶關系、拓展市場發展新客戶,其次才是銷售產品;除非跟自己的利益相關,不然不需要考慮生產環節中的問題。與生產型企業相比,貿易型企業沒有自己生產的產品,只是從事產品的銷售工作。對于貿易型產品而言,其核心業務是出售產品,但是出售的產品是通過直接采購而來的,以某服裝進出口貿易企業為例,其核心業務流程如圖3所示。
圖3 某服裝進出口貿易企業核心業務流程圖
從流程圖可以看出,相對與生產型企業而言,貿易型企業的作業管理明顯偏少,整個核心業務流程的復雜度也偏低。貿易型企業的管理更多的是側重于運營管理,單靠ERP系統,無法實現管理者對業務管控的需求。
3非物料型組織
與物料型組織不同,非物料型組織的管理幾乎沒有作業管理,更多的是側重于人與人之間溝通及關系的管理。下面介紹三種典型的非物料型組織的業務內容。
3.1政府
政府機關是典型的非物料型組織,由于其特殊的組織性質,政府機關的核心業務是向公共提供各項服務。隨著信息技術的發展,政府的信息化建設已將電子政務列為政府工作的重點。所謂電子政務是指政府通過信息通信技術手段的密集性和戰略性應用組織公共管理的方式,旨在提高效率、增強政府的透明度、改善財政約束、改進公共政策的質量和決策的科學性,建立良好的政府之間、政府與社會、社區以及政府與公民之間的關系,提高公共服務的質量,贏得廣泛的社會參與度。
從信息化建設面向的對象來看,電子政務機關是政府面向公眾的業務的管理。政府機關對內的管理也需要信息化建設提高工作效率。政府機關對內管理的核心是上下級以及平級之間的信息上傳下達,行政審批、以及各項政策制度性文件的管理。不論是上下級或平級之間的信息傳達,或者行政審批,政府內部管理信息化都離不開基于流程管理的協同管理信息系統。
此外作為支撐性的綜合業務管理包括重大會議的召開與管理、固定資產的管理、低值易耗品的管理等都可以通過協同管理信息系統來實現。
3.2科研院校
科研院校的核心業務分為兩個方面,一是教務管理;二是科研管理。教務管理對與科研院校來說,就相當于生產型企業的作業管理,而科研管理相當于運營管理??蒲泄芾淼年P注點是對科研項目、科研人員、科研成果的一站式管理。
除此之外,科研院校的支撐性的綜合業務包括固定資產管理、宿舍管理、食堂管理等。從信息化建設的角度來看,教務管理系統是承載科研院校“作業管理”的應用系統,協同管理信息系統是承載科研管理以及其他支撐性業務管理的應用系統。
3.3 項目型服務企業
這里的項目型服務企業是指按照項目的運作模式進行管理的服務企業,如IT企業。這類企業的特點是采用矩陣式管理,或者是扁平化的管理方式。這類型的企業雖然是非物料型的企業,但是核心業務依然是“供應鏈式”的管理,只是產品是無形的服務。與貿易型企業相比,相同的是“供應鏈式”管理的中心前移指客戶管理;不同的是項目型的服務企業沒有供應商、庫存等管理業務。因此,項目型服務企業的管理更多也是運營管理,更需要關注于人與人之間的溝通問題。
4 組織內人與人之間的關系
不論是什么類型的企業,也不論其核心業務是什么,協同管理信息系統解決的是人與人之間協作溝通的管理,善于處理的是人與人之間的關系。
任意組織內,人與人之間的關系可以分為四種類型,支配關系、支持關系、程序關系以及委托關系。協同管理信息系統正式體現和解決這四種關系的有力工具。
支配關系是指組織內的上下級關系,上級可以直接支配下級的工作。支持關系是指組織內無償協助你完成上級給你下達的任務的同事與你之間的關系。程序關系是指由于組織的規章制度,通過審批使一系列人員之間產生的關系。委托關系是指正式的契約關系,與支持關系的區別在于,協助你完成任務的同事是需要向你收費的。因此,在企業的運營過程中,協同管理信息系統處理這四種人與人之間的協作關系。
業務內容 1IT架構模型
組織按照不同的劃分標準可以分為不同的類型。以是否與物料相關,組織可以分為物料型組織以及非物料型組織。其中,物料型組織又可以根據是否直接生產加工物料分為生產型企業和貿易型企業;非物料型組織主要是指提供服務的政府組織或企業,根據其是否提供公共服務可以分為政府機關及事業單位、科研院校、盈利性項目型企業。
在信息技術成為支撐管理者進行業務管控的現代,不論什么類型的企業,在進行信息化建設時,IT架構的設計是類似的。首先,無論是物料型的,還是非物料型的組織,信息化都要解決企業門戶的問題。這里的企業門戶不僅包括企業對外的公開門戶,也包括對內的不同層級用戶的內部門戶。外部門戶是宣傳本企業產品和組織文化、擴大企業影響力的平臺;而內部門戶則是集中展現內部員工主要工作,以及與工作關聯的人、事的平臺。內部門戶按照不同的員工及組織結構,可以劃分為不同的門戶,如員工的門戶、部門的門戶、企業的門戶等。員工內部門戶的優點在于將員工離散的工作統一顯示在可視化的頁面,不僅可以提醒員工合理安排工作內容,還可以幫助企業進行崗位職責的梳理。部門或企業內部門戶的優點是將部門或單位的主要事務集中展現,讓部門和單位的領導者可以直接透視整個企業的運營狀況。此外,部門和單位的內部門戶是向員工宣傳企業理念、實現組織文化建設的良好平臺。
其次, 信息化必須解決組織的管理者進行高層決策時的管理駕駛艙(Management Cockpit,MC)的設計?;贐I報表體系的管理駕駛艙是一個為高層管理層提供的“一站式”決策支持的管理信息中心系統。它以駕駛艙的形式,通過各種常見的圖表(速度表、音量柱、預警雷達、雷達球)形象標示企業運行的關鍵指標(KPI), 直觀的監測企業運營情況,并可以對異常關鍵指標預警和挖掘分析。
管理駕駛艙的重要意義在于把決策支持真正具體化,充分融合了人腦科學、管理科學和信息科學的精華,以人為產品的核心;從管理者的決策環境、企業管理綜合指標的定義以及信息的表述,都圍繞著激發人的智能、有利于思維連貫和有效思維判斷為目的。將企業管理決策提升到一個新的高度。
第三,信息化必須支撐企業的業務運營及管理。這里的業務不僅包括企業的核心業務,還包括輔助核心業務運營的服務性綜合業務,比如生產型企業除了生產核心產品的核心業務之外,還包括維持企業運轉的財務管理、人力資源管理以及會議管理、接待管理、出差管理、請假管理等支撐性綜合業務管理。以高校為例,除了科研管理及教務管理的核心業務之外,還包括學生日?;顒拥墓芾?、后勤食堂、宿舍等綜合業務管理。
第四,企業的信息化建設必須使企業的數據、信息能夠實現共享?,F代的企業都認識到信息化對業務的重要作用,因此越來越的應用系統被企業所采納用于解決專業的業務問題。但是這就造成了企業同時存在多套系統,每個系統相互獨立,數據不共享,從而導致企業的“信息孤島”現象嚴重。因此企業的信息化建設必須能夠提供數據共享的中間平臺,連通所有應用系統,將業務數據共享。
最后,企業的信息化建設離不開基礎配置的支撐,包括數據庫的設計、計算機設備的配備、操作系統等。
因此,不論是什么類型的企業,在進行信息化建設時,都需要進行至少5層的IT架構,包括展現層、決策層、業務管理層、平臺層、基礎層等。此外,在移動互聯網技術發展的現代,移動辦公成為突破地理區域的首選解決方案。具體的IT架構圖,如圖1所示。
圖1 信息化建設的IT架構圖
但是不同類型的企業,業務內容不同,管理者關注點也不同。因此,根據企業類型的不同,核心業務不同,支撐性綜合業務也不同,典型的例子是物料型企業與非物料型企業之間的核心業務存在著巨大的差別。
2物料型組織 2.1生產型企業
生產型企業主要的特征是以生產為主,主要工作就是生產出產品,保證產品的質量、數量符合客戶要求,要考慮原材料成本、生產周期等等,有較大的積壓貨風險。對于生產型企業來說,核心的業務是生產產品,因此對于生產型企業來說,最核心的業務就是供應鏈管理,具體的管理流程如圖2所示。為了實現核心業務的運營和管理的信息化,幾乎每個生產型企業都采用ERP系統進行管理,如國際的ERP提供商SAP, Oracle以及國內的ERP提供商用友、金蝶。對于企業的管理來說,信息系統是一種程序集合,所謂程序是一種能夠執行循環往復一貫控制的作業規則,因此ERP系統所實現的管理可以稱之為作業管理或者作業控制。
作業管理的目的在于保證特定任務有效完成, 意味著系統的、正規的、科學的控制行為。作業管理就是要保證工序按規則完成一系列有節奏、和諧的循環步驟, 除非在經常變化的環境下進行規則控制的人工成本更為便宜或比ERP更可靠, 否則, ERP可以涵蓋絕大多數這類規則, 從而保證作業管理可以在極少人參與或無人參與的情況下自動完成。企業中大部分基礎信息通過作業管理處理, 如匯總訂貨數量、編制物料清單、計算員工工時、完成成本分攤等。在信息技術環境下, 大部分作業管理被納入包含大量結構化復雜規則的ERP中,但是還包括一部分因認識、技術、業務模式等原因游離在信息系統之外的作業管理,如典型的半自動化生產線。
與作業管理相對應的可稱之為運營管理,運營管理指遵循固定規則的糾偏以及根據軟規則進行的相機而動的主觀判斷。運營管理比作業管理多出很多彈性控制的部分。對于運營管理來說,ERP系統是無法將其囊括在系統功能中,因此運營管理的信息化需要完全不同于作業管理的ERP系統的應用系統作為支撐。作業控制更強調的是對物料的有序管理,而運營管理更強調的是人與人之間的溝通活動的管理。比如任何一個組織都有費用報銷的流程,按照組織費用報銷的管理規定,在ERP內無法實現報銷流程的審批,因為審批流程是典型的人與人之間的溝通活動。費用報銷是每個組織內工作量大,發生頻繁的業務,傳統的紙質單據、手工簽字的運作模式需要信息化的實現手段提高其運作的效率,因此催生出電子報銷系統,專門用來執行費用報銷的審批,然后與ERP的財務模塊集成。
圖2 生產型企業核心業務流程圖
因此,對于生產型企業來說,企業的管理可以分為作業管理和運營管理,目前來看,大部分的作業管理都被ERP系統所涵蓋,而且隨著信息技術的發展,ERP系統會囊括越來越多的作業管理;至于運營管理則需要協同管理信息系統來實現,可以說協同管理信息系統是將管理者的管理思想落地執行的有效工具,如企業的文化建設,規章制度落地。所謂的協同管理信息系統是指將人與人之間的溝通活動通過信息系統管理起來,已達到提高人與人之間協作效率的目的。
此外對于部分生產型企業來說,受業務復雜度及投資回報率的限制,已上線的ERP系統沒有囊括所有的功能模塊,比如沒有人力資源系統;或者是生產型企業的業務復雜度不大,還不需要上線專業的人力資源系統,在這種背景下,協同管理信息系統可以搭建“輕量級”的人力資源管理模塊,實現復雜度不高的人力資源管理,也就是說協同管理信息系統可以實現“輕量級”ERP系統的管理。
2.2貿易型企業
貿易型企業,以經銷為主,是典型的服務型企業,集中于“客戶服務”,主要工作是維護客戶關系、拓展市場發展新客戶,其次才是銷售產品;除非跟自己的利益相關,不然不需要考慮生產環節中的問題。與生產型企業相比,貿易型企業沒有自己生產的產品,只是從事產品的銷售工作。對于貿易型產品而言,其核心業務是出售產品,但是出售的產品是通過直接采購而來的,以某服裝進出口貿易企業為例,其核心業務流程如圖3所示。
圖3 某服裝進出口貿易企業核心業務流程圖
從流程圖可以看出,相對與生產型企業而言,貿易型企業的作業管理明顯偏少,整個核心業務流程的復雜度也偏低。貿易型企業的管理更多的是側重于運營管理,單靠ERP系統,無法實現管理者對業務管控的需求。
3非物料型組織
與物料型組織不同,非物料型組織的管理幾乎沒有作業管理,更多的是側重于人與人之間溝通及關系的管理。下面介紹三種典型的非物料型組織的業務內容。
3.1政府
政府機關是典型的非物料型組織,由于其特殊的組織性質,政府機關的核心業務是向公共提供各項服務。隨著信息技術的發展,政府的信息化建設已將電子政務列為政府工作的重點。所謂電子政務是指政府通過信息通信技術手段的密集性和戰略性應用組織公共管理的方式,旨在提高效率、增強政府的透明度、改善財政約束、改進公共政策的質量和決策的科學性,建立良好的政府之間、政府與社會、社區以及政府與公民之間的關系,提高公共服務的質量,贏得廣泛的社會參與度。
從信息化建設面向的對象來看,電子政務機關是政府面向公眾的業務的管理。政府機關對內的管理也需要信息化建設提高工作效率。政府機關對內管理的核心是上下級以及平級之間的信息上傳下達,行政審批、以及各項政策制度性文件的管理。不論是上下級或平級之間的信息傳達,或者行政審批,政府內部管理信息化都離不開基于流程管理的協同管理信息系統。
此外作為支撐性的綜合業務管理包括重大會議的召開與管理、固定資產的管理、低值易耗品的管理等都可以通過協同管理信息系統來實現。
3.2科研院校
科研院校的核心業務分為兩個方面,一是教務管理;二是科研管理。教務管理對與科研院校來說,就相當于生產型企業的作業管理,而科研管理相當于運營管理??蒲泄芾淼年P注點是對科研項目、科研人員、科研成果的一站式管理。
除此之外,科研院校的支撐性的綜合業務包括固定資產管理、宿舍管理、食堂管理等。從信息化建設的角度來看,教務管理系統是承載科研院校“作業管理”的應用系統,協同管理信息系統是承載科研管理以及其他支撐性業務管理的應用系統。
3.3 項目型服務企業
這里的項目型服務企業是指按照項目的運作模式進行管理的服務企業,如IT企業。這類企業的特點是采用矩陣式管理,或者是扁平化的管理方式。這類型的企業雖然是非物料型的企業,但是核心業務依然是“供應鏈式”的管理,只是產品是無形的服務。與貿易型企業相比,相同的是“供應鏈式”管理的中心前移指客戶管理;不同的是項目型的服務企業沒有供應商、庫存等管理業務。因此,項目型服務企業的管理更多也是運營管理,更需要關注于人與人之間的溝通問題。
4 組織內人與人之間的關系
不論是什么類型的企業,也不論其核心業務是什么,協同管理信息系統解決的是人與人之間協作溝通的管理,善于處理的是人與人之間的關系。
任意組織內,人與人之間的關系可以分為四種類型,支配關系、支持關系、程序關系以及委托關系。協同管理信息系統正式體現和解決這四種關系的有力工具。
支配關系是指組織內的上下級關系,上級可以直接支配下級的工作。支持關系是指組織內無償協助你完成上級給你下達的任務的同事與你之間的關系。程序關系是指由于組織的規章制度,通過審批使一系列人員之間產生的關系。委托關系是指正式的契約關系,與支持關系的區別在于,協助你完成任務的同事是需要向你收費的。因此,在企業的運營過程中,協同管理信息系統處理這四種人與人之間的協作關系。

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